Desde el año 2025, la Diputación de Cáceres viene trabajando en la sustitución del sistema de correo electrónico basado en Zimbra y la solución ofimática LibreOffice, tanto el entorno corporativo como en el de entidades locales, migrando hacia las soluciones que se ofrecen en Microsoft Office 365.

La implantación de estas herramientas se plantea plantearse como un proceso progresivo de adopción, no solo como un despliegue técnico de licencias y herramientas. Para ello conviene combinar tres líneas de trabajo: preparación organizativa, acompañamiento a las unidades y seguimiento de indicadores de uso, seguridad y colaboración. Este enfoque permitirá adaptar el ritmo de implantación a la madurez digital de cada área y reducir resistencias al cambio.

Qué: crear un entorno de trabajo colaborativo mediante el uso avanzado de las herramientas ofimáticas y de colaboración basadas en Microsoft Office 365.

Quién: todas las personas que trabajamos en Diputación de Cáceres y sus organismos dependientes

Cuándo: de julio a diciembre de 2026.

Cómo: todas las personas disponen de una cuenta de correo basada en Outlook; además, las personas de los grupos C1, B, A1 y A2 disponen del conjunto completo de herramientas ofimáticas, de comunicación y colaboración.

Organización de las tareas

La adopción de estas herramientas se organizará inicialmente tomando como referencia las unidades del directorio común DIR3 y las UGEP, manteniendo como criterio operativo la cuenta individual asociada a cada persona. Esta referencia servirá para ordenar equipos, permisos y espacios de colaboración, sin sustituir a una revisión organizativa más amplia.

Herramientas

– Cuentas

Cada persona dispondrá de una dirección de correo asociada a una cuenta individual, y sobre esa cuenta se asignarán las licencias, permisos, buzones, almacenamiento y demás recursos necesarios para el desempeño de su trabajo.

Las cuentas de los grupos AP y C2 tienen asociadas una licencia de correo electrónico: Exchange Online Plan 1. Estas licencias disponen de 50 Gigabytes de almacenamiento.

Las cuentas de los grupos C1, B, A1 y A2 tienen asociadas una licencia de Office 365 – Business Estándar, con un espacio de almacenamiento adicional de 1 Terabyte, gestionado desde la aplicación OneDrive.

– Buzones de correo

Todas las personas tienen a disposición la cuenta de correo basada en Outlook. Esta herramienta cuenta con doble factor de autenticación y está disponible en las versiones de escritorio, en línea y móvil.

– Herramientas ofimáticas

Las herramientas ofimáticas a disposición comprenden desde las más conocidas como Word, Excel, PowerPoint hasta otras más avanzadas como Planner o Visio, por ejemplo.

– Herramientas de comunicación

Teams se utilizará como herramienta de comunicación mediante chat, llamadas y videoconferencias, y como punto de acceso a los principales espacios y herramientas de colaboración.

– Herramientas de colaboración

Teams permite la creación de equipos de trabajo y canales de comunicación, conectados a los espacios de almacenamiento basados en SharePoint.

La composición, organización y gestión de los equipos de trabajo se delegará en las personas responsables de las distintas unidades, equipos de trabajo y proyectos, de acuerdo con los criterios corporativos que se definan.

Cada equipo dispone de una cantidad finita de almacenamiento que podrá compartir de forma segura y en base a criterios organizativos, con el propio equipo, otros equipos internos y equipos externos.

Formación y organización

– Formación básica

Atendiendo al siguiente calendario, se realizarán sesiones de formación básica dirigidas a ofrecer una visión general de las nuevas herramientas y de los principales escenarios de uso: correo, calendario, Teams, OneDrive, almacenamiento compartido y colaboración documental.

Haz clic en el horario que te interese e inscríbete en el formulario:

• 10 de septiembre – 11:00 – 13:00
• 14 de septiembre – 12:00 – 14:00
• 15 de septiembre – 12:00 – 14:00
• 16 de septiembre – 10:00 – 12:00
• 17 de septiembre – 10:00 – 12:00

Dirigido a: todas las personas pertenecientes a los grupos profesionales A1, A2, B, C1 de administración general y especial grupo C2 de administración general.

Objetivo: conocer los aspectos generales de funcionamiento de los productos que componen la solución Office 365 – Business Estándar.